Vous venez d’apprendre que vous allez être contrôlé par l’URSSAF ? Pas de panique, découvrez dans cet article tout ce qu’il vous faut savoir pour préparer la visite.

Vous venez d’apprendre que l’URSSAF (Unions de recouvrement pour la sécurité sociale et les allocations familiales) s’apprête à venir contrôler votre entreprise ?

Tout d’abord, pas de panique ! Si la réception d’un tel avis est rarement accueillie sans inquiétudes, il faut savoir que 5% des entreprises sont contrôlées chaque année, et que chaque société l’est en moyenne tous les 3 à 5 ans. C’est donc une formalité à laquelle les patrons ont peu de chance d’échapper sur le long terme.

Gardez à l’esprit qu’un contrôle n’est pas forcément synonyme de sanction. Il est tout à fait possible de vivre sereinement le passage d’un contrôleur de l’URSSAF, à condition de s’y préparer correctement. Découvrez dans cet article nos conseils pour y parvenir.

Le déroulement d’un contrôle de l’URSSAF : sur place ou sur pièces

En premier lieu, il faut savoir que le lieu du contrôle dépendra de la taille de votre entreprise. Dans la majorité des cas, il aura lieu directement au sein de vos locaux. Néanmoins, pour les entreprises comptant moins de 11 salariés ou les travailleurs indépendants, le contrôle peut se dérouler « sur pièces », c’est-à-dire dans les bâtiments de l’organisme de recouvrement.

Dans les deux cas, vous devrez mettre à disposition du contrôleur l’ensemble des documents qu’il juge nécessaire. Il s’agit généralement de documents sociaux (bulletins de paie, contrats de travail, tableau de cotisations, déclarations uniques d’embauché, déclaration automatisée des données sociales (DADS), dossiers du personnel, convention collective…), des justificatifs de frais professionnels (notes de restaurant ou d’hôtel, carte grise des véhicules…), de documents comptables (bilans, grands livres comptables…), et de documents fiscaux (liasses fiscales, avis d’imposition…).

Le contrôleur peut également demander à interroger les salariés, en leur posant notamment des questions sur les avantages en nature dont ils bénéficient.

Assurez-vous que l’ensemble de vos documents soit parfaitement en ordre. Il est particulièrement important que toutes vos dépenses fassent l’objet d’une note de frais, et soient accompagnées d’un justificatif. Vous disposez de 15 jours entre la réception de l’avis et la visite de l’agent : tirez-en partie !

Une fois le contrôle terminé : 30 jours pour contester la lettre d’observation

Une fois cette phase d’examen finie, vous recevrez une « lettre d’observation » de l’URSSAF, comprenant le détail des analyses de l’agent, et les éventuelles régularisations requises. C’est à ce stade que la sanction peut éventuellement tomber : cela arrive en moyenne à 55% des entreprises contrôlées.
Si c’est votre cas, vous disposez d’un délai de 30 jours pour contester les conclusions du contrôleur. Ce dernier pourra alors décider de renoncer au redressement, d’en réduire le montant ou de le maintenir. Pour mettre toutes les chances de votre côté, il est conseillé de vous faire assister par votre expert-comptable ou d’un avocat spécialisé.

Si le redressement est maintenu, vous recevrez une mise en demeure vous demandant de régulariser votre situation sous un mois. Il est néanmoins possible de demander des délais de paiement et la remise des majorations et pénalités de retard.